---
Bạn có muốn email của bạn được người nhận quăng vào thùng rác ngay lập tức không?
Nếu có, hãy làm theo các cách sau đây:
1. "Phủ đầu" ngay từ subject, bằng cách:
- Gửi mail không subject
- Subject chung chung vớ vẩn. Ví dụ: mìh làm việc với cả trăm cái hợp đồng, nhưng gửi mail cho mình subject vỏn vẹn là 'hợp đồng', hay là 'Linh gửi'. Có cả trăm bạn gửi bài cộng tác, thì email đề subject là 'bài cộng tác', rồi thì còn 'anh chị check giúp em', rồi thì 'em gửi tòa soạn', kiểu kiểu thế. Thế rồi bạn nhờ mình check luận văn, đương nhiên ko fải chỉ có 1 mình bạn, mìh check luận văn cho ko dưới 10 người rôi. Nhưng subject bạn yêu quý gửi mình là 'luận văn!' hay 'chị gửi Trang'.
Tất nhiên mình vẫn phải check trong đau khổ, và hậm hực nghĩ đến chuyện sau này muốn bới lại chính xác cái email đấy, thì không biết phải bới kiểu gì, giữa hàng trăm 'hợp đồng', hàng nghìn 'bài cộng tác', hàng tá 'luận văn'???
2. Đập vào mắt
HÃY ĐẬP VÀO MẮT NHAU BẰNG CÁCH VIẾT VỚI PHÍM CAPS LOCK ON NHƯ THẾ NÀY. ĐẢM BẢO LÀM CHO ĐỐI PHƯƠNG NGỨA MẮT.
3. Tên file attached
Tương tự như subject, file attached hợp đồng thì đặt tên file là Hop dong, file luận văn đặt tên là Luan van, file bài cộng tác đặt tên là Bai cong tac...
Thế xong rồi cứ để cái đứa người nhận khóc dở mếu dở mà đặt lại tên nhé. Việc của mày, cóc phải việc của ông.
4. Ủa chứ attach file là cái gì vại?
Hãy coi như là cái thứ 'attach file' chưa từng tồn tại trên cõi đời này. Không có tach tiếc gì hết, viết xong copy paste bài viết í vào mail, hoặc là gõ thẳng ở mail luôn chứ cũng không cần biết Word là cái giống gì hết.
Tạm thời mìh mới nghĩ ra 4 kế đó, nếu nghĩ ra thêm cái gì sẽ bổ sung cho các bạn. Chúc các bạn thành công!
--
[2013.10.25 - bổ sung]
5. Râu ông nọ cắm cằm bà kia
Dù vô ý hay cố tình, hãy cứ cọp pi 1 cái nội dung email đáng ra gửi cho người này để quăng cho người khác, không cần sửa chi hết. Về cùng 1 nội dung cũng được, về 2 nội dung khác nhau cũng ko sao.
Chả hạn, Hợp đồng gửi cho anh Long đem cọp pi sang chị Ngọc, email vẫn ngọt xớt "anh Long ơi anh Long à...".
Mặt khác, khi forward email, thì hãy cứ để nguyên đấy những cái nội dung không liên quan. Ví dụ thằng khách đáng ra chỉ hỏi (1) thôi nhưng email forward cho nó đưa ra cả 99 thứ khác: thông tin về khách hàng khác, hợp đồng khác, giá cả khác .v.v. Trong trường hợp ấy, công ty sẽ rất là biết ơn bạn vì đã leak thông tin của công ty ra ngoài.
---
Thế còn, nếu lỡ có ai mà cứ thích phải làm ăn tác phong chuyên nghiệp này nọ, thì, chẹp, đành phải bày cho các bạn làm dư lày.
Giải quyết (1) và (3): Subject email và tên file
Mình thường để theo format này:
[Tên người/tổ chức] Nội dung email
[Tên người/tổ chức] Nội dung file - date
Ví dụ:
[Lax] [Truyện ngắn] ABC 2013.08.12
[XYZ Corp] Leasing contract w ABC client 2013.10.22
[Thanh Trần - TCDN 47C] [Luận văn] Thực trang abc và giải fáp nâng cao abc tại Ngân hàng X 2013.10.11
Đối với date, hồi xưa mình để thứ tự là ngày tháng năm, nhưng mà khi sort thì nó sẽ bị lộn tùng fèo nên là để năm tháng ngày thì tiện hơn. Và việc để date ở tên file còn có tác dụng cho bạn biết các version khác nhau của cùng 1 văn bản. Ví dụ với cái luận văn ở trên kia, b có thể đặt tên rõ ràng hơn:
[Thanh Trần - TCDN 47C] [Luận văn] Thực trang abc và giải fáp nâng cao abc tại Ngân hàng X draft - 2013.10.11
Khi thầy đọc và rep xog cho bạn, bạn gửi lại bản draft 2:
[Thanh Trần - TCDN 47C] [Luận văn] Thực trang abc và giải fáp nâng cao abc tại Ngân hàng X draft - 2013.11.04
Cuối cùng bạn sẽ có bản final:
[Thanh Trần - TCDN 47C] [Luận văn] Thực trang abc và giải fáp nâng cao abc tại Ngân hàng X final - 2013.12.03
Cuối cùng bạn sẽ có bản final:
[Thanh Trần - TCDN 47C] [Luận văn] Thực trang abc và giải fáp nâng cao abc tại Ngân hàng X final - 2013.12.03
(Có thể viết tắt cho đỡ dài)
Và bạn để ý mà xem, nếu 3 cái ngày tháng ở tên file kia mà mìh xếp theo thứ tự ngày tháng năm, thì khi sort, cái file final sẽ hiện trước và cái draft 2 cũng hiện trước draft 1, khó theo dõi hơn, fải k?
Giải pháp cho (2): quá đơn giản. Tắt caps lock đi
Cho (4): Gu-gồ xem attach file là cái giống gì, thế thôi.
Cho (5): Làm ơn check kỹ mỗi khi copy paste, hay đơn giản là mỗi khi forward email
